غرفة البريد الرقمية هي الأتمتة أو التشغيل الآلي لعمليات البريد الوارد باستخدام مسح المستندات وتقنيات التقاط المستندات، فيمكن للشركات رقمنة البريد الوارد وأتمتة تصنيف وتوزيع البريد داخل المؤسسة مع إمكانية إدارة كلًّا من البريد الورقي والإلكتروني (البريد الإلكتروني) من خلال نفس العملية مما يسمح للشركات بتوحيد إجراءات توزيع البريد الداخلي الخاصة بهم والالتزام بسياسات امتثال الشركة.
لا تزال العديد من الشركات تعتقد أنها ملزمة قانونيًا بأرشفة بعض المستندات كوثائق ورقية لفترة معينة مثل المستندات المحاسبية أو العقود، فوفقًا لمسحٍ حديث أجرته AIIM لا يزال يُنظر إلى المقبولية القانونية للوثائق الممسوحة ضوئيًا على أنها مشكلة في أكثر من ربع الشركات، ومع ذلك فإن الحقيقة هي أن هذه القواعد تنطبق فقط على أقلية صغيرة من الوثائق فمعظم الوثائق الرقمية مقبولة الآن قانونيًا في المحاكم، المعيار البريطاني الجديد BSI 10008 "الوزن الإثباتي والمقبولية القانونية للمعلومات الإلكترونية" يغطي هذا بالتفصيل. فإن ثقافة "تجنب المخاطر بأي ثمن" هي التي تجبر الشركات على طباعة آلاف الوثائق وأرشفتها كل يوم.