في علم الحوسبة، يتم تخزين المعلومات في ذاكرة داخل ما يسمى ب «ملف». وكلمة «ملف» بشكل عام تعرف أحياناً ب «أرشفة إلكترونية أو محفوظات إلكترونية» وأحياناً ب «مستندات رقمية».
مصطلح «أرشيف إلكتروني» يعني ملف معلومات يُقسم إلى سجلات وحقول أي صفوف وأعمدة كما هو الحال في الجداول. أما مصطلح «مستندات رقمية» تعني ملف معلومات لا يحكمه معيار تصنيف محدد.
الأرشفة الإلكترونية هي «عملية استخدام الجهات التي ستدخل في نطاق الدراسة لتقنيات المعلومات الحديثة، المادية والمنطقية من أجهزة الحاسبات وبرمجياتها، وتقنيات الاتصالات وملحقاتها، للقيام بجميع المهام التي كانت تقوم بها الأرشفة التقليدية وأكثر، ذلك لزيادة السيطرة علي الوثائق وتحسين وسائل إدارتها من خلال أسس التنظيم المعلوماتي».
أحياناً يتم الخلط بين مصطلحي الأرشيف إلكتروني والمستندات الرقمية. على سبيل المثال، «المستند الرقمي» هو نص تم إنشاؤه باستخدام برامج معالجة النصوص، ولكن لا يتم تنظيم البيانات به داخل جدول.
كانت للتطورات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الثمانينات والتسعينات أثر كبير على تطبيقات نظم المعلومات في المؤسسات العامة والخاصة؛ فبعد ظهور الشبكات المحلية وشبكات الإنترنت والإنترانت دخلت تطبيقات الأتمته في المؤسسات العامه والخاصة مرحلة أعمق وأشمل من المراحل السابقه جميعها.
وكان لتكامل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الشبكات السريعه تأثير كبير على طرق إنشاء السجلات الإلكترونية وسهولة نقل الرسائل والوثائق والبرمجيات إلى أية نقطة متصلة بشبكة الإنترنت في أي مكان من العالم؛ وبذلك أمكن تقنيا معالجة ونقل جميع المعلومات المطلوبه في جميع أقسام المؤسسات الرسمية والخاصة المتباعدة جغرافيا؛ تماما كما لو أن موظفي المؤسسة يعملون في مبنى واحد دون أن يخسروا أية ميزه من سهولة استخدام الوثائق الورقيه أو مصداقيتها: وهكذا ظهر اهتمام الأرشيفيين بحفظ واسترجاع هذه الوثائق الرسمية الإلكترونية التي تجرى ضمن بنية إلكترونية بحته، وفي جزء هام من هذه الحالات دون استخدام الورق.
ومع توجه المؤسسات نحو اعتماد السجلات الالكترونية كان لا بد للمؤسسات الأرشيفية من مواكبة هذا التطور التقنى الهام؛ فقد انشأ المجلس التقنى للأرشيف ICA في أواسط السبعينات لجنة للأتمته أصدرت توجيهات إرشادية لتطوير المناهج التعليمية بما يكفل إدماج دراسة تطبيقات الأتمتة في المؤسسات الأرشيفية.وفى عام 1993 تأسست لجنة السجلات الإلكترونية في المجلس الدولى للأرشيف ICA، وقد أعدت هذه اللجنة ثلاث دراسات طرحتها في ندوة استشارية عام 1996 ثم نشرتها بعد إقرارها رسميا لتصبح من الوثائق المعتمدة لدى المجلس.