في عملية الكتابة ثلاثية المراحل، تتضمن المرحلة الأولى ما يعرف بما قبل الكتابة. تركز عملية ما قبل الكتابة على كيفية نقل المعلومات بشكل صحيح في رسالة وذلك بتحليل الغرض من تلك المعلومات، وتوقّع رد فعل القرّاء وضبط محتوى الرسالة بما يلائم توقعات القراء. من الأمثلة المعروفة على الطرق المستخدمة لتقييم الأداء في مرحلة ما قبل الكتابة: الكتابة الحرة والتخطيط والبحث ووضع الخطوط العريضة ولوحة القصة.
تختلف الكتابة المهنية عن أنواع الكتابة الأخرى لأنها تتم بناءً على هدف وغرض، ويجب أن تكون موجّهة حسب القراء. من الأهمية بمكان أن يركز الكاتب المهني على التعبير على الأفكار بدلاً من التركيز على إعجاب القارئ المستهدف. الهدف هو إيصال الرسالة بأسلوب سهل وواضح.
تقسم عملية الكتابة إلى ثلاث مراحل مختلفة. تركز هذه المقالة على المرحلة الأولى التي تتضمن التحليل والتوقع والتكيّف. أما المرحلة الثانية فتتضمن البحث والتنظيم والتأليف. وتتضمن المرحلة الثالثة المراجعة والتصحيح والتقييم. عندما تكون الرسالة قصيرة، يجب أن تتم عملية الكتابة بسرعة نسبياً بحيث يكون الوقت المستغرق في كل مرحلة أقل من المعتاد. لكن عندما تكون الوثائق كبيرة، يجب أن يأخذ العمل الوقت اللازم لإنجاز كل مرحلة. كما يمكن إعادة ترتيب الخطوات أو إعادة بعضها إن تطلب الأمر. فعملية الكتابة هي عملية تكرارية ولا تسير على نسق واحد، لذا فإن للكاتب الحرية في مراجعة أي نص في أي مرحلة وإعادته.
غالباً ما تتضمن الكتابة المهنية التعاون مع آخرين، كالعمل ضمن فرق. بشكلٍ عام، يكون تفاعل أعضاء الفريق أكثر ما يكون في البدايات، أي في المرحلة الأولى، حيث يتم تبادل الأفكار ومشاركتها. أما في المرحلة الثانية، يمكن أن يعمل كل فرد وحده لكتابة الجزء المخصص له. بعد انتهاء العمل، يجتمع أعضاء الفريق مرة أخرى في المرحلة الثالثة لمراجعة الوثيقة الكاملة.