تمثل حالة العمل التفكير المنطقي عند البدء في تنفيذ مشروع أو مهمة. وغالبًا ما يتم تقديمها في صورة وثيقة مكتوبة بشكل جيد، ولكن قد تُقدم في أغلب الأحيان في شكل مناقشة شفهية قصيرة أو عرض تقديمي. إن المنطق الخاص بحالة العمل هو أنه حالما يتم استهلاك الموارد مثل الأموال أو المجهود، فيجب أن يكون استهلاكهم بغرض دعم حاجة عمل محددة. على سبيل المثال، قد تؤدي ترقية البرنامج إلى تحسين أداء النظام، ولكن «حالة العمل» تفيد بأن الأداء الأفضل الذي سيقوم بزيادة رضا العميل يتطلب وقتًا أقل في معالجة المهمة أو يقلل من تكاليف صيانة النظام. وبذلك تقوم حالة العمل الوافية بتمثيل كل من الخصائص القابلة للقياس وغير القابلة للقياس الخاصة بمشروع مُقترح بشكل كافٍ.
يمكن أن تكون حالات العمل عبارة عن مجموعة من الوثائق الشاملة والمنظمة بشكل كبير، حسب ما تتطلبه المنهجيات الرسمية لإدارة المشروعات، أو غير الرسمية والمختصرة. وقد تشتمل المعلومات الواردة في حالة العمل الرسمية على المعلومات الأساسية عن المشروع، والفوائد التجارية المتوقعة، والخيارات المتاحة (مع ذكر أسباب الرفض أو تنفيذ أي خيار)، والتكاليف المتوقعة للمشروع، وتحليل الفجوة، والمخاطر المتوقعة. كما يجب مراعاة خيار عدم فعل أي شيء، بما في ذلك التكاليف والمخاطر لعدم النشاط. من هذه المعلومات، يمكن استخلاص المبرر للبدء في المشروع. مع ملاحظة أن مدير المشروعات ليس مسئولاً عن كتابة حالة العمل، فإن هذه المهمة عادةً ما تكون من مسؤولية أصحاب الشأن والرعاة.