إدارة المصاريف تشير إلى الأنظمة التي تستخدمها الشركة لمعالجة ودفع ومراجعة المصروفات التي يبادر بها الموظفون. تشمل هذه التكاليف على سبيل المثال لا الحصر المصاريف الناتجة عن السفر والترفيه. تتضمن إدارة المصاريف السياسات والإجراءات التي تحكم هذه الإنفاق بالإضافة إلى التقنيات والخدمات المستخدمة لمعالجة وتحليل البيانات المرتبطة به.
يمكن الحصول على برامج لإدارة عملية المصروفات بما في ذلك تقديم المطالبات والتصديق والمراجعة واسترداد الأموال من المؤسسات التي توفر برنامجا مرخصا وخدمة تنفيذ ودعم أو بديلاً عن ذلك من مزودي خدمة البرمجيات كخدمة (SaaS). يوفر مزودو خدمة برمجيات عند الطلب تطبيقات الويب القائمة على الطلب والتي يديرها طرف ثالث لتحسين إنتاجية إدارة المصاريف.